Beispiel 5

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Praxisbeispiel 5

Überlaufende Zeitkonten trotz ausreichender Personaldecke

Ausgangslage

In diesem vollkontinuierlichen Produktionsbetrieb laufen die Zeitkonten der Mitarbeiter über. Viele der 200 Mitarbeiter schaffen es nicht mal, die Überstunden im vereinbarten Ausgleichszeitraum von 12 Monaten durch Freischichten wieder abzubauen, obwohl schwankende Auftragslagen dies rechnerisch eigentlich ermöglichen sollten. Bild 1 zeigt das aktuelle 4-Gruppensystem mit einer Netto-Wochenarbeitszeit von 39,38 Stunden, fast 3 ½ Stunden über der tariflich vereinbarten Wochenarbeitszeit von 36,00 Stunden. Das sind auf das Jahr gerechnet ca. 23 ½ Freischichten. Die Entstehung von Überstunden liegt auf der Hand. Innerhalb der Belegschaft gibt es keine systematische Freischichtenregelung, so werden häufig gerade am Anfang des Jahres keine Freischichten eingeplant, dann kommt die Urlaubszeit und danach können nicht alle Kollegen gleichzeitig Freischichten machen.
Die Folgen sind klar:
??¢ Gefahr von Überstunden ist sehr hoch, wenn Freischichten nicht gewährt werden können!
??¢ Hohe Belastung für Mitarbeiter, die viele Überstunden vor sich her schieben.
??¢ Aufwand bei der immer wieder notwendigen Zuteilung von Freischichten (ca. 23 im Jahr) ist groß.

Bild 1

Rahmenbedingungen

Die Belegschaft in diesem Produktionsbetrieb besteht aus ca. 200 Vollzeitmitarbeitern, die auf 4 Gruppen mit je 50 Mitarbeitern aufgeteilt sind.

Die Mindestbesetzung pro Schicht beträgt 34 Mitarbeiter.

Die Anzahl der Freischichten beträgt ca. 23 1/2.


Bei einer Schichtzeit von 8,00 Stunden abzgl. 30 Minuten Pause ergibt sich eine Arbeitszeit von 7,50 Stunden.

Die tarifliche Wochenarbeitszeit beträgt 36,0 Stunden, 30 Tage Urlaub, 6,5 % Krankenstand, sonstige Fehltage pro Jahr und Arbeitnehmer 4 Tage.

Ziele

??¢ Abklärung, ob ausreichend Personal vorhanden ist
??¢ Feste Einplanung gerecht verteilter und verlässlicher Freischichten in das bestehende 4-Gruppensystem.
??¢ Einbau von Flexibilität, um auch kurzfristig genügend Personal bei hoher Auftragslage zu haben.

Handlungsschritte und Lösung

1. Schritt:

Zunächst muss geklärt werden, ob ausreichend Personal vorhanden ist. Dazu wird eine Personalbedarfsrechnung mit Hilfe der Software BASS-Der Personal- und Schichtplaner durchgeführt. Die obere Tabelle aus Bild 2 zeigt die Eingangswerte der Berechnung, wobei mit einer Mindestbesetzung von 34 Mitarbeitern gerechnet wird. Das Ergebnis in der unteren Tabelle belegt, dass die Belegschaft von 200 Mitarbeitern ausreichend ist. Personalunterdeckung ist also nicht der Grund für die überlaufenden Kunden.

Bild 2a

Bild 2b

2. Schritt:

Die feste Einplanung von Freischichten in das bestehende 4-Gruppensystem (Bild 1) ist der nächste Schritt. Dazu werden die vier Schichtbelegschaften A bis D in 5 Untergruppen aufgeteilt, so dass jede Untergruppe letztlich aus 10 Mitarbeitern besteht. Die Abbildung 3 verdeutlicht das Prinzip und zeigt einen Ausschnitt des Plans für alle Gruppen bis zum Beginn der 6. Woche. Die Freischichten sind dunkel markiert. In diesem Fall werden sogar mehr als die rechnerisch notwendigen 23,5 Freischichten pro Jahr verplant. Die Beschäftigten erhalten somit einen Schichtplan mit geringerer als die tariflich vereinbarte Wochenarbeitszeit von 36,0 Stunden. Die fehlenden Stunden können durch Arbeitseinsatz während der geplanten Freischichten ausgeglichen werden. Darin besteht die Flexibilität, ausreichend Personal ist somit immer kurzfristig verfügbar. An die Planung der Freischichten werden drei Anforderungen gestellt:
??¢ Erstens sollten die Freischichten so eingeplant werden, dass selbst wenn die Beschäftigten während der Freischichten eingesetzt werden, eine gesundheitlich und sozial verträgliche Schichtabfolge erhalten bleibt.
??¢ Zweitens wird eine "gerechte" Verteilung der Freischichten für alle Beschäftigten angestrebt.
??¢ Drittens sollte eine vorhersehbare Abfolge der Freischichten vorliegen, so dass sowohl die Betriebsleitung als auch die Beschäftigten einen verlässlichen Schichtplan haben.

Eine "gerechte" Verteilung der Freischichten bedeutet, dass alle Schichtarten (Früh / Spät / Nacht) und alle Schichtabfolgen (FFSSNNN / FFFSSNN / FFSSSNN) gleichermaßen berücksichtigt werden. Dies führt zu 21 Freischichten pro Zyklus; eine günstige Aufteilung besteht darin, Blöcke zu je 3 oder 2 Tagen zu nehmen. Das hat mehrere Vorteile: es ist jeweils nur eine Schichtart frei, die 7 Arbeitstage in Folge werden z.T. verkürzt, bei Arbeitseinsatz kommt es maximal wieder zu 7 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen, kürzere und längere Freizeitblöcke wechseln sich ab. Eher ungünstig, aber nicht zu vermeiden ist es, dass freie Tage während der Spätschichten die Schichtfolgen trennen.
Werden die Schichtbelegschaften wie hier in 5 Gruppen aufgeteilt, verteilen sich die 21 Freischichten über einen Zeitraum von 20 Wochen; damit wird eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit von 31,5 Std. erreicht. Diese niedrige Stundenzahl erlaubt einerseits den Einsatz der Beschäftigten auch während der Freischichten, andererseits auch eine Weiterführung des Schichtplans bei niedriger Auslastung. Damit man immer den Überblick behält, sollten die Arbeitszeitkonten weiter geführt werden.

Bild 3

Bewertung der Lösung:

Negativ: Positiv:
- In jeder Untergruppe müssen ausreichend qualifizierte Mitarbeiter sein
+ Eingeplante Flexibilität ermöglicht ausreichendes Personal bei Produktionsspitzen
+ Keine Anhäufung von Überstunden
+ Neue Freischichtenregelung ist überschaubar und vorhersehbar für alle Beteiligten

Fazit:

Gerade ausufernde Zeitkonten sollten immer der Auslöser sein, um das eigene Schichtsystem zu überprüfen. Obwohl der Betrieb über ausreichend Mitarbeiter verfügt, kommt es trotzdem dazu. Es ist aus der Praxis bekannt, dass Überstunden häufiger bei 4-Gruppen als bei 5-Gruppen Systemen entstehen. Gerade bei größeren Belegschaften muss das nicht sein, wenn man Freischichten fest plant. Wenn dann noch Flexibilität mit eingebaut wird, umso besser. Mitarbeiter und Betriebsleitung sind mit der neuen Regelung zufrieden!

(Bildquelle: Software BASS - Der Personal und Schichtplaner)


 

Downloads und Tools

Mitarbeiterfragebogen
Bewertung neuer Schichtplan [DOC] [PDF]
Auswertungstool
Bewertung neuer Schichtplan [EXCEL]
Checkliste
Schichtplan [PDF]
Checkliste
Schichtprojekt [PDF]

Frei- / Bringschichten
Rechner
[EXCEL] [ONLINE-TOOL]
Checkliste 12-Stunden-Schichten [PDF]

Kontakt

Prof. Dr. Friedhelm Nachreiner

Postanschrift
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Tel: 49 (0)441 21719445
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